Kalian sebagai seorang desainer grafis pasti akan memiliki banyak project yang harus dikerjakan. Nah, dalam hal ini kalian harus memastikan bahwa surat menyurat yang kalian kirimkan ke klien juga memenuhi aturan yang berlaku. Dalam blog ini, kami akan membagikan 6 aturan surat menyurat yang perlu kalian ketahui dalam mengerjakan project desain.
Gunakan Bahasa yang Tepat
Dalam surat menyurat project desain, ketepatan bahasa sangat penting untuk diperhatikan. Berikut adalah 2 sub judul yang perlu diperhatikan:
1. Gunakan Bahasa Resmi
Dalam menyampaikan surat menyurat project desain, pastikan kalian menggunakan bahasa yang resmi dan sopan. Hindari penggunaan bahasa non-formal karena akan membuat klien merasa tidak nyaman.
2. Jangan Gunakan Bahasa yang Rumit
Di satu sisi, meskipun kalian harus menggunakan bahasa resmi, jangan gunakan bahasa yang terlalu rumit dan sulit dipahami oleh klien. Gunakan bahasa yang mudah dipahami agar dapat disambungkan dengan klien.
Gunakan Format Penulisan yang Benar
Format penulisan yang benar juga penting diperhatikan dalam surat menyurat project desain. Berikut adalah 2 sub judul yang penting untuk diperhatikan:
1. Perhatikan Format Tanggal dan Waktu
Perlu kalian ketahui, bahwa format tanggal dan waktu pada surat menyurat sangat penting diperhatikan. Pastikan kalian menuliskan tanggal dan waktu dengan benar agar tidak salah dalam pengertian dengan klien.
2. Gunakan Format Surat yang Tepat
Perhatikan juga format surat yang digunakan dalam surat menyurat project desain. Pastikan kalian menggunakan format surat yang tepat agar tampilan surat menjadi profesional.
Sertakan Detail Pembayaran
Dalam project desain pastinya akan ada pembayaran yang perlu ditentukan. Maka dari itu, sertakan detail pembayaran dalam surat menyurat project desain. Berikut adalah 2 sub judul yang perlu diperhatikan:
1. Sertakan Harga yang Jelas
Sertakan harga yang jelas dalam surat menyurat project desain. Jangan hanya mengharapkan klien untuk memberikan harga terlebih dahulu. Sertakan harga yang dibutuhkan agar klien dapat mempertimbangkan budget mereka.
2. Sertakan Cara Pembayaran yang Tepat
Detail pembayaran harus sertakan dengan benar dalam surat menyurat project desain, mulai dari cara pembayaran, waktu pembayaran, dan jumlah yang harus dibayarkan. Hal ini perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara kedua belah pihak.
Perhatikan Deadline yang Diberikan
Deadline dalam project desain adalah hal yang sangat penting. Maka dari itu, perhatikan deadline yang diberikan oleh klien dalam surat menyurat project desain. Berikut adalah 2 sub judul yang perlu diperhatikan:
1. Tanyakan Deadline dengan Jelas
Tanyakan deadline yang diberikan oleh klien dengan jelas agar kalian bisa menentukan jangka waktu yang dibutuhkan dalam mengerjakan project desain. Hal ini dapat menjadi hasil yang positif pada hasil akhir project desain.
2. Berikan Penjelasan Jika Terdapat Kendala
Jika terdapat kendala dalam mengerjakan project desain yang menyebabkan menjadi terlambat, segera berikan penjelasan kepada klien. Berikan juga alternatif solusi yang bisa dilakukan agar klien tetap berada dalam kondisi tenang dan tidak merasa kesal.
Sertakan Hasil Project dalam Surat Menyurat
Untuk memudahkan klien mengetahui hasil project yang sudah kalian kerjakan, sertakan hasil project dalam surat menyurat project desain. Berikut adalah 2 sub judul yang perlu diperhatikan:
1. Sertakan Preview Hasil Project
Sertakan preview hasil project dalam surat menyurat yang kalian kirimkan kepada klien. Dengan adanya preview, klien dapat mengetahui hasil pekerjaan yang kalian kerjakan sebelum bertemu dengan kalian langsung.
2. Sertakan Detail Hasil Project
Tidak hanya preview hasil project, sertakan juga detail hasil project yang kalian kerjakan dalam surat menyurat. Dengan begitu, klien dapat mengetahui detail tentang project yang kalian kerjakan tanpa harus bertemu secara langsung.
Sertakan Kontak yang Ada
Agar klien bisa mudah menghubungi kalian sewaktu-waktu, sertakan kontak yang ada dalam surat menyurat project desain yang kalian kirimkan. Berikut adalah 2 sub judul yang perlu diperhatikan:
1. Sertakan Nomor Telepon dan Email
Sertakan nomor telepon dan email kalian dalam surat menyurat yang kalian kirimkan kepada klien. Dalam hal ini, klien dapat lebih mudah menghubungi kalian sewaktu-waktu jika ada yang perlu ditanyakan.
2. Berikan Informasi Mengenai Katalog Kalian
Berikan informasi tentang katalog kalian dan tempat dimana katalog kalian bisa dicari. Dengan begitu, klien dapat lebih mudah menemukan informasi tentang desain grafis yang kalian kerjakan sehingga klien dapat dengan mudah menentukan untuk bekerja sama dengan kalian.
Tips Bonus: Berikan Nilai Lebih untuk Klien!
- Berikan pelayanan yang baik selama setiap berkomunikasi dengan klien
- Bekerja sesuai jangka waktu yang sudah ditentukan
- Terus berusaha untuk menghasilkan ide desain yang inovatif dan unik
- Berikan masukan yang baik pada klien saat ada masalah yang muncul
- Uphold kualitas desain grafis kalian agar klien mendapatkan hasil terbaik untuk project desain mereka
Kesimpulan
Nah, itulah 6 aturan surat menyurat yang perlu kalian ketahui dalam mengerjakan project desain. Sebagai seorang desainer grafis, perhatikan dengan seksama surat menyurat yang kalian kirimkan kepada klien. Dalam proyek project desain, hal tersebut tidak kalah penting dari hasil akhir project desain itu sendiri. Untuk teman teman yang ingin lebih memahami tentang dunia desain grafis dan freelance, kami memiliki kelas online belajar desain grafis dan freelance yang bisa diikuti. Kalian bisa bergabung dan mendapatkan informasinya di Git Kreatif.
