Saat bekerja dalam project desain, kalian pasti akan berurusan dengan surat menyurat seperti email atau pesan WhatsApp. Surat menyurat adalah aspek penting dalam komunikasi project desain kalian sebagai freelancer. Dalam artikel ini, kita akan membahas etika tersebut untuk memperbaiki etika surat menyurat kalian agar lebih efektif dalam berkomunikasi dengan client dan klien.
Menggunakan Bahasa yang Baik dan Sopan
1: Menggunakan Kalimat Positif
Cobalah menggunakan kalimat-kalimat positif ketika mengirim pesan atau email yang berhubungan dengan project kalian. Hindari penggunaan kata-kata negatif seperti “tidak bisa” atau “salah” yang membuat client dan klien merasa tidak nyaman.
2: Perhatikan Ejaan dan Tata Bahasa
Sebelum mengirim pesan, pastikan ejaan dan tata bahasa kalian benar. Tulisan yang kurang rapi dapat membuat citra kalian terlihat kurang profesional dan kurang serius dalam menangani project.
Memperlihatkan Keseriusan dengan Tanggapan Cepat
1: Tanggapan Korektif
Segera tanggapi pertanyaan atau permintaan dari client dan klien agar mereka merasa dihargai. Dalam hal yang membutuhkan koreksi terhadap proyek, lebih baik segera mengecek dan memberikan tanggapan yang tepat daripada menunggu lama yang membuat client merasa tidak dihargai.
2: Menentukan Waktu Respons
Sebagai freelancer, kalian memiliki waktu yang sangat sibuk karena tugas yang banyak. Jangan sampai membiarkan waktu yang lama untuk memberikan tanggapan pada client ataupun klien bahkan tidak memberikan tanggapan. Biasakan menentukan waktu respons yang jelas agar klien tidak merasa ditinggalkan.
Menyusun Konten yang Mudah Dipahami
1: Gunakan Paragraf Pendek
Sebaiknya, gunakan paragraf pendek dalam konten-surat kalian. Paragraf yang panjang dapat membuat pengirim pesan tertinggal informasi penting. Dalam email, masukan kurangnya dengan paragraf kecil dapat lebih memudahkan pembacaan.
2: Menggunakan Bullet Point
Contek bullet point dalam surat untuk menemukan informasi penting dan memperjelas poin-poin penting dengan cara yang mudah dibaca. Hindari tampilan yang terlalu rumit atau terlalu banyak informasi untuk memperlihatkan professionalisme.
Memahami Keadilan Kedua Belah Pihak
1: Menjaga Kepentingan Kedua Belah Pihak
Hindari mencoba untuk memihak salah satu pihak dalam diskusi project. Tetap di posisi dan usahakan bahasan selalu mengedepankan kepentingan kedua belah pihak.
2: Menggunakan Bahasa yang Netral
Hindari penggunaan bahasa yang menimbulkan polemik dan subyektif. Gunakan Bahasa yang netral sehingga tidak menimbulkan adu argumen salah satu pihak.
Memperhatikan Tanda Tangan Digital
1: Menggunakan Tanda Tangan Digital yang Profesional
Tanda tangan digital memberi kesan profesional pada email-mu, hindari membuat tanda tangan grafis yang terlalu rumit. Simplicity is key dalam membuat tanda tangan digital di akhir konten-surat kalian
2: Tanda Tangan Digital yang Dapat Ditempel pada Surat Keluar Kalian
Sebagai freelancer, kalian dituntut efektif dalam memanajemen waktu. Simpan tanda tangan digital-mu dalam format yang mudah digunakan kembali pada email mendatang. Hal ini menghemat waktu-mu saat mengirim surat menyurat dan menjamin konsistensi pesan dalam setiap konten-surat kalian.
Memperhatikan Penggunaan Lampiran
1: Memberikan Informasi pada Saat Membuka Konten-surat Keluar Kalian
Jangan membuat client atuapun klien mendownload file agar memahami pesanmu. Jika sangat diperlukan untuk pengiriman file, usahakan memberikan keterangan singkat pada email atau pesan tentang file yang telah kamu kirimi.
2: Jangan Mengirimkan Lampiran yang Terlalu Besar
Berhati-hati dalam pengiriman file yang terlalu besar dapat memakan waktu yang lama. Jangan mengirimkan file yang tidak perlu. Fokus pada pengiriman file yang akan digunakan oleh client dan klien.
Judul 7: Menyimpulkan Pesan dalam Surat Keluar
1: Menjaga Pesan yang Singkat dan Padat
Sebagai freelancer, kalian pasti sering menulis email atau pesan. Untuk membuat pekerjaan kita lebih efektif dan efisien, kamu bisa berusaha menyampaikan pesan dalam surat keluarmu secara singkat, padat dan mudah dipahami oleh tujuan pesanmu.
2: Memperlihatkan untuk Tindakan Selanjutnya
Masukan bahan pandangan tentang kesimpulan yang bisa diambil pada akhir surat-mu. Hindari penjahaman yang terlalu menggantung, atau meminta klien untuk memperlihatkan alasan memilihmu, namun fokus ke konten pesanmu agar tidak menimbulkan kebingungan pada klien.
Tips Bonus:
- Periksa dan cek kembali konten surat kalian sebelum mengirimkan
- Hindari penggunaan bahasa kasual pada saat surat resmi seperti surat lamaran kerja
- Penggunaan “Reply” daripada “Reply All” saat merespon email yang ditujukan hanya untuk satu orang
- Gunakan pengatur waktu agar membuat surat keluarmu tampil lebih profesional
Semoga tips-tips di atas berguna untuk kalian semua. Jika kalian ingin meningkatkan skill kalian di bidang desain grafis dan ingin menjadi freelancer yang sukses, kalian bisa bergabung di kelas online belajar desain grafis dan freelancer di Git Kreatif sekarang juga.
