Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas dalam desain grafis adalah dengan merapihkan folder project. Kalian pasti tahu betapa menyebalkannya mencari file atau asset yang dibutuhkan di dalam folder yang berantakan. Jadi, simaklah 7 tips berikut ini untuk merapikan folder project kalian.
1. Membuat Struktur Folder yang Jelas
Membuat Folder Utama
Pertama-tama, buatlah folder utama dengan nama project, dan tempatkan semua folder dan file di dalamnya. Ini akan membantu kalian menemukan folder project dengan mudah di masa depan.
Membuat Folder Untuk Setiap Jenis File
Setelah membuat folder utama, buatlah folder untuk setiap jenis file, seperti foto, video, audio, atau dokumen. Dengan cara ini, kalian akan bisa menemukan file yang dibutuhkan dengan cepat.
2. Menamai File dengan Benar
Menggunakan Format Nama yang Jelas
Ketika nama file terlalu umum seperti “file-image-01.png”, akan sulit untuk menemukannya ketika kalian membutuhkannya. Sebaiknya gunakan format nama yang jelas, contohnya “banner_promosi_rumah_makan.png”.
Menambahkan Tanggal pada Nama File
Ketika bekerja dengan klien, sebaiknya tambahkan tanggal pada nama file. Dengan cara ini akan lebih mudah untuk melacak versi file yang sedang digunakan.
3. Menggunakan Software Manajemen Proyek
Menentukan Tugas dan Deadlines
Software manajemen proyek seperti Trello atau Asana membantu kalian mengorganisir tugas dan deadlines dengan lebih mudah. Kalian bisa membuat kartu untuk setiap tugas dengan deskripsi dan attachment file yang relevan.
Melacak Progress Proyek
Dengan menggunakan software manajemen proyek, kalian bisa melacak progress project dan kinerja tim. Hal ini akan membantu kalian tetap berada pada jadwal dan menghindari keterlambatan.
4. Membersihkan File yang Tidak Dibutuhkan
Menghapus File Duplikat
Ketika bekerja dengan beberapa versi file dan editan, mungkin akan ada beberapa file duplikat. Sebaiknya hapus file-file ini untuk meminimalisir storage di komputer.
Menghapus File Lama yang Sudah Tidak Dibutuhkan
Ketika proyek sudah selesai, pastikan untuk menghapus file-file lama yang sudah tidak diperlukan. Ini akan membantu kalian menyimpan storage di komputer dan memudahkan untuk menemukan file yang penting.
5. Menggunakan Backup di Cloud Storage
Menghindari Kehilangan Data
Saat bekerja dengan proyek yang besar, kalian perlu membuat backup file yang selalu terupdate di cloud storage seperti Google Drive atau Dropbox. Ini akan membantu menghindari kehilangan data preciptate atau crash komputer.
Memudahkan Akses File Dengan Tim
Dengan menyimpan file di cloud storage, kalian juga bisa memudahkan akses file bagi tim yang bekerja bersama. Hal ini memungkinkan tim untuk mengunduh file saat bekerja dari jarak jauh.
6. Menggunakan Alat Pencarian yang Efektif
Menggunakan Nama File yang Spesifik
Untuk menemukan file dengan cepat, pastikan kalian menggunakan nama file yang spesifik dan jelas, dan menggunakan alat pencarian di Windows atau Mac. Dengan cara ini, kalian akan bisa menemukan file yang dibutuhkan dengan mudah.
Menggunakan Tagging pada File
Jika kalian bekerja dengan banyak file pada suatu folder project, gunakan tagging pada file untuk mempermudah pencarian. Misalnya, gunakan tag “urgent” untuk file-file yang perlu diprioritaskan.
7. Memberi Nama yang Jelas Pada Folder
Memberi Nama yang Berbeda
Setiap project pastinya memiliki folder yang berbeda-beda, jangan sampai folder project kalian memiliki nama yang sama. Pastikan kalian memberikan nama yang jelas dan berbeda untuk setiap folder project.
Menambahkan Keterangan Pada Nama Folder
Jika kalian merasa perlu memberikan keterangan pada nama folder, misalnya untuk membedakan jenis proyek, jangan ragu untuk melakukannya. Dengan cara ini, kalian akan bisa lebih mudah dalam menemukan folder project yang dibutuhkan.
Bonus Tip!
- Gunakan Shortcuts; mempercepat navigasi antar folder project.
- Organize Project Anda Secara Rutin; melakukannya secara rutin akan menghemat waktu kalian di masa depan.
- Jangan Takut Menghapus; menghapus file atau folder yang sudah tidak diperlukan akan membuat folder project Anda lebih teratur.
Kesimpulan
Dengan merapihkan folder project kalian, kalian akan bisa meningkatkan produktivitas dan menyelesaikan proyek dengan lebih mudah. Ada banyak tips yang bisa kalian terapkan, seperti membuat struktur folder yang jelas, menamai file dengan benar, menggunakan software manajemen proyek, membersihkan file yang tidak diperlukan, menggunakan backup di cloud storage, menggunakan alat pencarian yang efektif, dan memberi nama yang jelas pada folder. Menggunakan tips-tips ini secara konsisten akan membuat kalian lebih teratur dan efisien dalam bekerja. Kalian juga bisa bergabung dengan kelas online belajar desain grafis dan freelancer di Git Kreatif untuk mengetahui lebih lanjut tentang desain grafis dan cara menjadi freelancer yang sukses.
